Uudised
Tarkvaraaudit - mis ja milleks?
Kujutage ette mõnda firmat, kus puudub arvestus selle üle, kui palju on neil parasjagu töötajaid või milline kogus kaupa ootab laos edasi müümist? Milline kaos ja rahaline kahju sellega kaasneks! On ju ainult loomulik, et ühel ettevõttel on muuhulgas ülevaade ka oma varast ning kuluartiklitest. Seda kurioossem ja arusaamatum tundub minu jaoks olukord, kus väga paljud ettevõtted sellistele asjadele tähelepanu ei pööra ning mitmed olulised küsimused jäetakse juhuse hooleks. Järgnevalt tutvustan lihtsat lahendust ühele kriitilisele puudujäägile ettevõtete immateriaalse vara arvestuses.
Mida kujutab endast tarkvaraaudit?
Kas te teate, kui palju kulub teie ettevõttel igal aastal raha tarkvara peale? Kas te olete kindel, et need kulutused on põhjendatud jai et teil sealjuures ka tarkvaralitsentsidega kõik korras on? On teil olemas ülevaade, mis toimub teie ettevõtte tarkvarahalduses? Kui te kasvõi ühele küsimusele ei suutnud veendunult „jah" vastata, siis tasub teil mõelda tarkvaraauditi peale.
Tarkvaraaudit on lihtsalt lahti seletatuna protsess, mille käigus loetakse üle kogu ettevõtte tarkvara, võrreldakse seda ettevõttel olemas olevate tarkvaralitsentsidega ning koostatakse olukorrast selge ülevaade, mille põhjal on hea anda soovitusi edaspidiseks. Kas on ettevõttel vaja mõned litsentsid juurde osta või ehk on paras hulk litsentse hoopis aktiivse kaadrivoolavuse käigus üle jäänud või lausa mõlemat. Igal juhul aitab selge ülevaade asjade seisust võtta vastu õiged otsused ning lõpetab pimesikumängu teie ettevõtte tarkvarahalduses.
Tarkvaraaudit koosneb sisuliselt kolmest etapist:
1. Tarkvara inventuur, mille käigus loetakse üksipulgi üle kogu ettevõtte kasutuses olev tarkvara;
2. Litsentside inventuur, mille käigus kogutakse kokku kõik ettevõtte käes olevad tarkvara kasutust lubavad litsentsid, tarkvara oste puudutavad raamatupidamisdokumendid ning tootekarbid jm kasutusõigust tõendav materjal;
3. Analüüs, mille käigus võrreldakse kasutuses olevaid arvutiprogramme kasutusõigust tõendavate dokumentidega ning olenevalt kokkuleppest audiitoriga tehakse soovi korral ka ettepanekud ja pakkumised võimalike puuduste kõrvaldamiseks, soovitused efektiivsemaks tarkvarahalduseks, vaadatakse üle tarkvaraalased vajadused ning antakse juhiseid parema ja kokkuhoidlikuma tarkvaraplatvormi kujundamiseks.
Miks tellida tarkvaraaudit?
Esmapilgul võib ettevõtte juhile tunduda, et on tarbetu kulu tellida tarkvaraauditit, mis reeglina tähendab mõne puuduva litsentsi võrra uusi kulutusi. Lihtne ja lühike vastus sellisele mõttekäigule on aga fakt, et tarkvara seaduslik kasutamine on Eesti Vabariigis kehtivate seaduste alusel nii või teisiti kohustuslik ja ettevõtte juhtkond vastutab selle eest.
Kui aga küsida, mis kasu ettevõte tarkvaraauditi läbiviimisest saab, siis sellele on juba märksa keerulisem lühidalt vastata. Tarkvaraauditi tulemus annab ettevõttele kindla teadmise, mis tema arvutites toimub, kas kõik on seaduslik ning kui palju kasulikku ja kui palju kasutult seisvat tarkvara (mis on ju ühtlasi tarbetu kulu!) riistvaralist ressurssi kasutab. Auditi tulemusena valmiv analüüs võimaldab ettevõttel hinnata ka seda, millist tarkvara tal igapäevases töös vaja läheb ning millisel hulgal tal seda vaja on, kas mõne kalli programmi pidamise asemel võiks seda teenust mujalt sisse osta või millisele tarkvaraplatvormile üleminekuga tuleb ettevõttel lähiaastate perspektiivis üle minna, et rahuldada ettevõtte vajadusi. Kokkuvõttes võimaldab selline analüüs ettevõtte IT haldusele kuluvaid ressursse optimeerida, tarkvaralist vajadust täpselt määratleda, selle kogust ja kasutust ette planeerida ning sellest lähtuvalt ka litsentsidele tehtavaid väljaminekuid pikemalt ette näha ja vajadusel perioodide lõikes hajutada. Eriti aktuaalne on tegevuskulude (tarkvara rent) ja investeeringute (litsentside väljaost) hajutamine praegusel ajal, mil majanduskliima on aastaajale kohaselt jahe ja pilvine.
Millal tellida tarkvaraaudit?
Ebasobivat aega selleks tegelikult ei olegi. Jah, kui äsja sai kogu ettevõtes uuele tarkvaraplatvormile üle mindud ning omatakse selget ülevaadet olemasolevast, siis ei pruugi audit tõepoolest endas väga suurt kasutegurit kanda.
Tavaliselt tellitakse tarkvaraaudit kindlasti siis, kui ühinetakse mõne teise ettevõttega või ostetakse endale uusi ettevõtteid, et olla kindlad nendega kaasa tuleva immateriaalse vara legaalsuses, mille eest vastutama hakatakse. Lisaks võib litsentside olemasolu või puudumine oluliselt mõjutada sellise tehingu hinda, kuna olenevalt puuduvate litsentside hulgast võivad edaspidised väljaminekud puuduste kõrvaldamiseks olla päris ulatuslikud. Mainitud juhud aga ei peaks sugugi olema ainsad tegurid, mis kallutavad ettevõtet kõnealuse teenuse tellimisele, kuna kasulikku infot ja suuniseid edasiseks tegevuseks annab audit kindlasti.
Kellele on tarkvaraaudit mõeldud?
Tarkvaraaudit ei ole teenus, mis oleks mõeldud kindlale sihtrühmale. Tänapäeval on keeruline leida ettevõtet, milles ei kasutataks arvuteid ning seega võib auditit soovitada kõigile. Tänu põhjalikule analüüsile ja vajadusel antavatele soovitustele on auditist kasu kõigil ettevõtetel, välistades reeglina teadmatusest tulenevad võimalikud seaduserikkumised ning selliste juhuste tagajärjena ähvardavate kohtuasjade ja kahjunõuete esile kerkimise. Seadusega pahuksisse minek ei kahjusta tegelikult ju mitte ainult firma rahakotti vaid ka mainet ja usaldusväärsust, mis on kokkuvõttes märksa suurem kahju, kui ükski trahv või kahjunõue.
Kust leida tarkvaraaudiitoreid?
Tarkvara auditeerimisega tegelevaid ettevõtteid, kes oma tööd tunnevad ning oskavad igas olukorras usaldusväärseid lahendusi ja häid soovitusi pakkuda, leiab Eesti Äritarkvara Liidu kodulehelt, sirvides liidu liikmeid.
Tihti on auditeerimisprotsess liidetud automaatselt juba kliendi tarkvarahalduse teenusesse, mis teeb kogu protsessi tellija jaoks soodsamaks ning annab pideva kindlustunde, et koos tarkvara tehnilise poole haldusega hoitakse silm peal ka kasutusõiguste olemasolul. Järjest enam ettevõtteid leiab, et mõistlikum ja mugavam on anda oma IT lahenduste haldus ja hooldus mõne pädeva eksperdi kätte, kes hoiab tehnilised lahendused alati korras ja vastutab sealjuures ka litsentside olemasolu eest, jättes firma juhtkonnale vastutuse asemel ainult rahulolu toimivast teenusest.
Tarkvarahaldus teenusena on heaks ja turvalisust pakkuvaks tugifunktsiooniks firma igapäevatöös, eriti kui sellega kaasneb ka garanteeritud kindlustunne, et kõik ettevõtte töövahendid on seaduslikud ning nendele tehtavad kulutused on põhjendatud ja pideva kontrolli all. Eesti Äritarkvara Liit on võtnud nõuks tunnustada ka omalt poolt neid ettevõtteid, kes mõistavad seaduspärase tarkvarakasutuse olulisust ning on viinud oma ettevõttes läbi tarkvaraauditi ja tunnistatud mõne EÄLi audiitorliikme poolt ainult seaduslikku tarkvara omavaks ausaks ettevõtteks. Sellest aga võib õige pea lugeda lähemalt juba meie kodulehelt.
Edukaid auditeid!
Martin Hiir, Eesti Äritarkvara Liit